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Situação · Novos sistemas e processos

Prepare a equipa para trabalhar bem no novo sistema.

O go-live precisa de chefias que expliquem a mudança, key users com um papel claro e equipas que saibam o que fazer no dia seguinte. Alinhe esse trabalho humano com o calendário do ERP, CRM ou S/4HANA.

Marcar conversa de 30 minutosFazer o People Ready Assessment
Sinais de que o projeto vai mais depressa do que as pessoas

Reconhece algum destes?

  • A equipa de projeto vive noutro ritmo e o resto da empresa só sabe que «vem aí um sistema novo».
  • As chefias intermédias recebem o processo desenhado e não tiveram tempo para o explicar às equipas.
  • Os key users acumulam o projeto com o trabalho normal e começam a ceder.
  • Os utilizadores finais chegam à formação técnica sem saber o que muda na sua função.
  • Depois de cada rollout anterior, as pessoas voltaram aos ficheiros paralelos.
  • Ninguém combinou quem decide quando o processo novo não encaixa no caso real.
O que faz a mudança avançar

Três prioridades para trabalhar com as pessoas.

Papéis compreendidos

Tornar claro o que muda na função de cada pessoa e quem decide nas exceções.

Key users com apoio

Identificar a carga de quem apoia o projeto e preparar o seu papel junto dos colegas.

Chefias preparadas

Treinar a explicação do processo e o acompanhamento das primeiras semanas.

Enquadramento para a organização
Enquadramento legal. O Código do Trabalho prevê direitos de informação e consulta das estruturas representativas dos trabalhadores em matérias como alterações relevantes na organização do trabalho e introdução de novas tecnologias. Quando o sistema trata dados pessoais dos trabalhadores, aplica-se também o RGPD, que fica com a equipa de projeto e o encarregado de proteção de dados. O trabalho com as pessoas dá conteúdo à consulta e reduz o retrabalho depois do go-live.
Percurso People Ready

Alinhar as pessoas com o calendário do projeto.

Passo 1 · Diagnóstico Organizacional (AS-IS)

2 a 3 semanasInvestimento sob consultaDeduzido se avançar em 60 dias

Entrevistas à direção, ao gestor de projeto, aos responsáveis de área e a uma amostra de key users. Questionário às equipas abrangidas, com as 24 afirmações do People Ready Assessment adaptadas à transição de sistema. Leitura pelo Retrato Vital (4 níveis × 6 dimensões): onde a organização aprendeu, em projetos anteriores, a contornar o sistema; que chefias estão preparadas para explicar o novo processo; onde a carga dos key users é insustentável.

Entrega: relatório com prioridades por área e três indicadores de partida, por exemplo percentagem de pessoas que sabem o que muda na sua função, confiança das chefias para explicar o processo novo e carga percebida dos key users. Idealmente, o diagnóstico acontece na fase de desenho ou de realização do projeto, antes dos testes de aceitação.

Ver o Diagnóstico AS-IS →

Passo 2 · Formação certificada

Grupos de 8 a 15Certificado registado no SIGO

As duas formações mais frequentes nesta situação:

  • Liderança motivadora e resultados (12 h): explicar o porquê do novo sistema em linguagem da equipa, decidir o que muda e o que se mantém, proteger a relevância das pessoas cujas tarefas mudam e acompanhar a equipa nas primeiras semanas. O módulo de situação, de 4 horas, trabalha a liderança de uma equipa em transição de sistema.
  • Champions para a mudança · variante sistemas (12 h): o que o papel do key user inclui além do teste e da formação técnica: escutar colegas, apoiar sem fazer pelos outros, sinalizar à liderança o que trava e cuidar da própria carga.
  • Quando o diagnóstico mostra tensões entre áreas que passam a partilhar um processo, acrescenta-se Comunicação e relações saudáveis (12 h), com a sessão prática da equipa real sobre as passagens de trabalho no processo novo.

Ver as quatro formações →

Passo 3 · Coaching individual

Packs de 6 sessões por pessoaInvestimento sob consulta

Para os responsáveis de área com mais impacto no arranque e para key users com maior exposição. Sessões de 60 minutos. Na 6.ª sessão repetem-se os três indicadores do AS-IS. A direção recebe uma página por pessoa, sem conteúdo confidencial, e uma página agregada.

Ver o Coaching individual →

Exemplo de âmbito a dimensionar

Indústria, 350 pessoas, migração para S/4HANA em 9 meses.

PassoÂmbito
Diagnóstico AS-IS10 entrevistas, questionário a 200 pessoas, relatório e devolução à direção e ao gestor de projeto
Liderança motivadora e resultados1 grupo de 12 responsáveis de área, 12 h
Champions para a mudança · variante sistemas1 grupo de 12 key users, 12 h
Coaching individual10 packs de 6 sessões (5 responsáveis de área, 5 key users)
Total do percurso6 a 7 meses, alinhado com desenho, realização e arranque

O investimento é apresentado em proposta depois da conversa inicial e depende do número de entrevistas, de grupos e de packs. O diagnóstico é deduzido na totalidade se a empresa avançar nos 60 dias seguintes.

Exemplo ilustrativo

«No sistema antigo eu resolvia isto em cinco minutos.»

Uma responsável de logística com 15 anos de casa conhecia todas as exceções do processo antigo. No novo sistema, a exceção passa por uma aprovação que ela não controla. Começa a manter um ficheiro paralelo e a equipa segue-a.

No diagnóstico, a dimensão «Aprendizagens» mostra que, em dois rollouts anteriores, a empresa tolerou ficheiros paralelos e ninguém foi corrigido. Na formação de liderança, a chefia dela prepara a conversa sobre o que muda no papel de quem conhece as exceções. No coaching, a responsável trabalha o padrão de proteger a equipa contornando o processo e define com a chefia uma via formal para as exceções reais.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

Substituem a gestão da mudança do integrador?

Não. O integrador trata da comunicação de projeto, da formação técnica e dos testes. Nós trabalhamos a liderança, os key users e as equipas como pessoas que vão mudar de forma de trabalhar. Os dois planos alinham-se no calendário do projeto.

Em que fase do projeto devemos começar?

O diagnóstico é mais útil na fase de desenho ou de realização. A formação de liderança acontece antes dos testes de aceitação. Os champions são formados antes de começarem a apoiar colegas.

Nuno Cortez conhece os projetos SAP?

É consultor SAP desde 1996 e liderou durante 9 anos a equipa SAP de uma multinacional. Conhece o calendário e a pressão destes projetos por dentro. Não configura o sistema; trabalha as pessoas.

E depois do go-live?

O coaching individual acompanha os líderes e key users nas primeiras semanas do processo novo, e a 6.ª sessão mede os três indicadores. Não vendemos um programa separado para depois do arranque.

Código Vital® Corporate · People Ready

Quando é o vosso go-live?

30 minutos, sem custo, com um decisor da organização e, se quiser, com o gestor de projeto. Saímos com as áreas críticas identificadas e o primeiro passo definido.

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Contacto direto: corporate@institutonunocortez.com · WhatsApp +351 910 546 706

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